ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿ ಅಥವಾ ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಖರೀದಿ, ಮಾರಾಟ, ರಸೀದಿ ಹಾಗು ಹಣ ಪಾವತಿ ಮಾಡುವ ವಿವರಗಳನ್ನೆಲ್ಲ ಲೆಕ್ಕ ಬರಹದಲ್ಲಿ ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಬುಕ್ ಕೀಪಿಂಗ್ ನಲ್ಲಿ ಎರಡು ವಿಧಾನಗಳಿವೆ -

• ಏಕದಾಖಲೆ ಪದ್ಧತಿ(single entry system)
• ದ್ವಿದಾಖಲೆ ಪದ್ಧತಿ(double entry system)

ಈ ಲೆಕ್ಕ ಪುಸ್ತಕದ ನಿರ್ವಹಣೆ ಮಾಡುವವರನ್ನು ಲೆಕ್ಕಬರಹಗಾರರೆಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ದೈನಂದಿನ ಆರ್ಥಿಕ ವ್ಯವಹಾರಗಳನ್ನು ಲೆಕ್ಕ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ರಿಕಾರ್ಡು ಮಾಡಿ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಇವರ ಕೆಲಸವಾಗಿದೆ. ನಂತರ ಕಂಪನಿಯ ನಿರ್ದೇಶಕರು ಈ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಉಪಯೋಗಿಸಿಕೊಂಡು ಕಂಪನಿಯ ಆರ್ಥಿಕ ಸ್ತಿಥಿಯನ್ನು ಅಳತೆ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ.

ಇತಿಹಾಸ

ಬುಕ್ ಕೀಪಿಂಗ್ ನ ಮೂಲ ಯಾವುದೆಂಬುದು ಅಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದ್ದರೂ, ಇತ್ತೀಚಿನ ಸಂಶೋಧನೆಗಳು ಇದಕ್ಕೆ ಪ್ರಾಚೀನದ ಇತಿಹಾಸವಿದೆ ಎಂದು ತೋರಿಸುತ್ತದೆ. ಕ್ರಿ.ಪೂ.೨೫೦೦ರಲ್ಲಿ ಬ್ಯಾಬಿಲೋನ್ಯನ್ ನಾಗರಿಕತೆಯ ಕಾಲದಲ್ಲಿದ್ದ ರಿಕಾರ್ಡುಗಳು ಇದಕ್ಕೆ ಸಾಕ್ಷಿಯಾಗಿದೆ. ಆಗಿನ ಅಮೇರಿಕಾದಲ್ಲಿ ಲೆಕ್ಕ ಬರಹದ ಪುಸ್ತಕವನ್ನು ವೇಸ್ಟ್ ಬುಕ್(waste book) ಅಂದರೆ "ತ್ಯಾಜ್ಯ ಪುಸ್ತಕ" ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗಿತ್ತು. ದಿನನಿತ್ಯದ ಖರ್ಚು ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನೆಲ್ಲ ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಈ ಪುಸ್ತಕದಲ್ಲಿ ಬರೆದಿಟ್ಟುಕೊಂಡ ನಂತರ ಆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಖಾತಾ ಪುಸ್ತಕಕ್ಕೆ(ledger) (ಲೆಡ್ಜರ್) ಅನುಕರಿಸಿದಾಗ ಈ ಲೆಕ್ಕ ಬರಹದ ಪುಸ್ತಕವು ತ್ಯಾಜ್ಯ ವಸ್ತುವಾಗಿಬಿಡುತ್ತದೆ. ಇದರಿಂದ ಇದಕ್ಕೆ "ತ್ಯಾಜ್ಯ ಪುಸ್ತಕ" ಎಂಬ ಹೆಸರು ಬಂದಿದೆ.

ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಲೆಕ್ಕ ಬರಹ ಪುಸ್ತಕಗಳಲ್ಲಿ ದಿನದ ಎಲ್ಲ ಖರ್ಚು ವೆಚ್ಚದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ವಿವರವಾಗಿ ಒಂದೊಂದು ಲೆಕ್ಕ ಪುಸ್ತಕಗಳಲ್ಲಿ ರಿಕಾರ್ಡು ಮಾಡಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಪುಸ್ತಕಗಳನ್ನು "ಜರ್ನಲ್"(journal) ಎಂದು ಕರೆಯಲಾಗಿದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ ಸಾಲದ ಮೇಲೆ ಖರೀದಿ ಮಾಡಿರುವ ವಸ್ತುಗಳ ವಿವರಗಳನ್ನು "ಪರ್ಚೇಸ್ ಜರ್ನಲ್"(purchase journal)ನಲ್ಲಿ ಬರೆದರೆ, ನಗದು ರೂಪದ ಖರೀದಿಯ ವಿವರಗಳನ್ನು "ಕ್ಯಾಶ್ ಜರ್ನಲ್"(cash journal)ನಲ್ಲಿ ರಿಕಾರ್ಡ್ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಕೆಲವು ದಿನಗಳ ನಂತರ, ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಒಂದು ತಿಂಗಳ ನಂತರ ಕಂಪನಿಯ ವ್ಯವಹಾರಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದಂತೆ ಬರೆದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಜರ್ನಲ್ ಗಳ ಮೊತ್ತವನ್ನು ಲೆಕ್ಕ ಹಾಕಿ ಅದನ್ನು ಖಾತಾ ಪುಸ್ತಕಕ್ಕೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ ನಾವು ದ್ವಿದಾಖಲೆ ಪದ್ಧತಿಯನ್ನು ಬಳಸಿಕೊಂಡಲ್ಲಿ, ಪರ್ಚೇಸ್ ಜರ್ನಲ್ಅನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಂಡಾಗ, ಮಾರಾಟಗಾರರ ಖಾತೆಯನ್ನು ಕ್ರೆಡಿಟ್(credit) ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿಯಾಗಿ ಖರೀದಿಸಿದ ವಸ್ತುವಿನ ಖಾತೆಯನ್ನು ಡೆಬಿಟ್(debit) ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು ಪೋಸ್ಟಿಂಗ್(posting) ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ.

• ಪೋಸ್ಟಿಂಗಿನ ಕೆಲಸ ಸರಿಯಾಗಿದೆಯೇ? ಇಲ್ಲವೆ? ಎಂದು ಪರೀಕ್ಷಿಸಲು ಒಂದು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಅನ್ನು ತಯಾರಿಸಲಾಗುವುದು. ಇದನ್ನು "ಟ್ರಯಲ್ ಬ್ಯಾಲನ್ಸ್"(trial balance) ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಇದರ ಡೆಬಿಟ್ ಹಾಗು ಕ್ರೆಡಿಟ್ ಭಾಗಗಳೆರಡೂ ಒಂದೇ ಮೊತ್ತವನ್ನು ತೋರಿಸಿದಲ್ಲಿ ಪೋಸ್ಟಿಂಗ್ ಸರಿಯಾಗಿದೆಯೆಂದು ಅರ್ಥವಾಗುತ್ತದೆ. ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಅವುಗಳ ಮರುಪರಿಶೀಲನೆ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

ದಿನ ಪುಸ್ತಕ (day book)

ಪ್ರತಿನಿತ್ಯದ ಆರ್ಥಿಕ ವ್ಯವಹಾರಗಳನ್ನು ವಿವರಣಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಹಾಗು ಕಾಲಾನುಕ್ರಮವಾಗಿ ರಿಕಾರ್ಡು ಮಾಡಿಟ್ಟ ಪುಸ್ತಕವನ್ನು 'ದಿನಪುಸ್ತಕ'ವೆಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ದಿನ ಪುಸ್ತಕಗಳಲ್ಲಿ ಹಲವಾರು ಬಗೆಗಳಿವೆ-

• ಸೇಲ್ಸ್ ಡೇ ಬುಕ್ (Sales day book)  :- ಮಾರಾಟದ ಎಲ್ಲ ವಿವರಗಳಿರುವ ದಿನಪುಸ್ತಕ
• ಪರ್ಚೇಸ್ ಡೇ ಬುಕ್ (Purchase day book) :- ಖರೀದಿಯ ಎಲ್ಲ ವಿವರಗಳಿರುವ ದಿನಪುಸ್ತಕ
• ಕ್ಯಾಶ್ ಡೇ ಬುಕ್ (Cash day book)  :- ನಗದು ರೂಪದ ಖರ್ಚುವೆಚ್ಚಗಳ ವಿವರಗಳಿರುವ ದಿನಪುಸ್ತಕ

ಪೆಟ್ಟಿ ಕ್ಯಾಶ್ ಬುಕ್ (Petty cash book)

ಅಲ್ಪ ಬೆಲೆಯ ಖರೀದಿಗಳ ವಿವರಗಳನ್ನು ರಿಕಾರ್ಡು ಮಾಡಲು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪುಸ್ತಕವೊಂದನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇದನ್ನು ಪೆಟ್ಟಿ ಕ್ಯಾಶ್ ಬುಕ್ ಎಂದು ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ- ಅಂಚೆ, ಮುದ್ರಣ ಶುಲ್ಕ, ಬರವಣಿಗೆಯ ಸಾಮಗ್ರಿಗಳ ಖರೀದಿಸುವ ಖರ್ಚು ಇತ್ಯಾದಿ...

ಲೆಕ್ಕ ಬರಹದಲ್ಲಿ ಬಳಸಲಾಗುವ ಸಂಕ್ಷೇಪಗಳು

• a/c or acc - account (ಖಾತೆ)
• A/R - accounts receivable (ಖಾತೆಗಳ ಸ್ವೀಕೃತಿ)
• A/P - accounts payable (ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಕೊಡಬೇಕಾದ)
• B/S - Balance sheet (ಆಯವ್ಯಯ)
• c/d - carried down (ಕೆಳಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ಹೋಗಲಾಗುತ್ತದೆ)
• b/d - brought down (ಕೆಳಗೆ ತಂದಾಗಿದೆ)
• c/f - carried forward (ಮುಂದಕ್ಕೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ಹೋಗಲಾಗಿದೆ)
• b/f - brought forward (ಮುಂದಕ್ಕೆ ತಂದಾಗಿದೆ)
• dr. - debit (ದೇಣಿ)
• cr. - credit (ಸಾಲ)
• G/L - general ledger (ಸಾಮಾನ್ಯ ಲೆಡ್ಜರ್)
• P/L - profit and loss (ಲಾಭನಷ್ಟದ ಲೆಕ್ಕ)
• TB - trial balance (ಟ್ರಯಲ್ ಬ್ಯಾಲನ್ಸ್)
• VAT - value added tax (ಮೌಲ್ಯಾಧಾರಿತ ಕರ)
• GST - goods and services tax (ಸರಕು ಮತ್ತು ಸೇವಾ ತೆರಿಗೆ)
• EBT - earnings before tax (ತೆರಿಗೆಗೆ ಮೊದಲು ಗಳಿಸಿರುವುದು)
• EAT - earnings after tax (ತೆರಿಗೆಯ ನಂತರ ಗಳಿಸಿರುವುದು)
• PAT - profit after tax (ತೆರಿಗೆಯ ನಂತರ ಗಳಿಸಿದ ಲಾಭ)
• PBT - profit before tax (ತೆರಿಗೆಯ ಮೊದಲು ಗಳಿಸಿದ ಲಾಭ)
• Depr./Dep - depreciation (ಸವಕಳಿ)
• CP - cash payment (ನಗದು ಸಂದಾಯ)

1. Book Keeping,Wikipedia,the free encyclopedia

2. Chisholm, Hugh, ed. (1911). (11th ed.). Cambridge University Press. p. 225.

3. Guides to Archives and Manuscript Collections at the University of Pittsburgh Library System. Retrieved 2015-09-04.