Arsip, pertinggal, atau perkintakaan adalah kumpulan warkat atau dokumen bersejarah (dalam media apa pun) atau fasilitas fisik tempat mereka disimpan.
Artikel ini membutuhkan rujukan tambahan agar kualitasnya dapat dipastikan. |
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, "arsip" memiliki pengertian dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi. Arsip berisi sumber-sumber primer yang terakumulasi selama masa hidup suatu individu atau organisasi, dan disimpan untuk menunjukkan fungsi orang atau organisasi tersebut. Arsip, bersama dengan khazanah budaya dan hasil tulis negara, harus dilestarikan agar dapat dimanfaatkan untuk berbagai tujuan pemerintah dan masyarakat.
Arsip berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri khusus yang berbeda, di antaranya adalah arsip harus autentik dan tepercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal-usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle of original order). Ada dua jenis arsip, yaitu arsip konvensional seperti arsip kertas, dan arsip media baru, seperti arsip film mikro, kaset, dan sebagainya.
Kata "arsip" merupakan kata serapan dari bahasa Belanda, archief, yang pada gilirannya diserap dari bahasa Perancis, archives, dan diucapkan sebagai /ʔɑr'ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa Indonesia ini tampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya, kata ini berasal dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, "balai kota".
Arsip terbagi menjadi dua jenis yakni :
Arsip Statis
Arsip statis yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan administrasi umum kehidupan kebangsaan.
Arsip Statis yang dikelola oleh Arsip Nasional Republik Indonesia merupakan Arsip bernilai guna kesejarahan yang telah diserahkan oleh Pencipta Arsip yaitu Kementerian / Lembaga / BUMN / Organisasi Masyarakat / Organisasi Politik / Perorangan.
Pengelolaan Arsip Statis telah melalui serangkaian tahapan agar dapat diakses oleh Publik antara lain: Akuisisi Arsip, Pengolahan Arsip, Preservasi Arsip, dan Layanan Akses-emanfaatan Arsip. Untuk mempertahankan konteks penciptaannya, Arsip Statis dikelola berdasarkan Prinsip Asal Usul (Principal of Provenance) dan Prinsip Aturan Asli (Principal of Original Order).
Prinsip Asal Usul yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip (provenance), tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptaannya.
Prinsip Aturan Asli yaitu asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya (original order) atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
Sarana Temu Balik Arsip Statis yang tersedia antara lain:
Daftar Arsip Statis : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang sekurang- kurangnya memuat nomor arsip, bentuk redaksi, isi ringkas, kurun waktu penciptaan, tingkat perkembangan, jumlah, dan kondisi arsip.
Inventaris Arsip : Sarana bantu penemuan kembali arsip statis berupa uraian deskripsi informasi yang disusun berdasarkan skema pengaturan arsip yang dilengkapi dengan sejarah dan fungsi/peran pencipta arsip, riwayat arsip, sejarah penataan arsip, tanggung jawab teknis penyusunan, indeks, daftar istilah asing, struktur organisasi untuk arsip kelembagaan atau riwayat hidup untuk arsip perseorangan, dan konkordan (petunjuk perubahan terhadap nomor arsip pada inventaris arsip yang lama ke dalam inventaris arsip yang baru).
Guide Arsip : Sarana bantu penemuan arsip statis berupa uraian informasi mengenai khasanah arsip statis yang tersimpan baik secara keseluruhan maupun tematis di lembaga kearsipan. Selain Sarana Temu Balik Arsip Statis, Arsip Nasional Republik Indonesia juga melaksanakan kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis dalam bentuk penerbitan Naskah Sumber yang bersifat tematis sebagai referensi yang dapat digunakan para Pengguna untuk mendapatkan informasi Arsip Statis secara mudah. Bentuk lain dari kegiatan Pemanfaatan Arsip Statis antara lain Pameran Konvensional secara berkala dan Pameran Digital dalam bentuk penyajian Arsip Hari Ini. Arsip DinamisArsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis yang meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pengelolaan arsip dinamis meliputi:
Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah.
Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien, pencipta arsip perlu membuat:
Pengelolaan arsip dinamis pada lembaga negara, pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan dalam suatu sistem kearsipan nasional.
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Kearsipan diartikan sebagai hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Sedangkan pengertian arsip menurut Undang-undang baru kearsipan ini adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
This article uses material from the Wikipedia Bahasa Indonesia article Arsip, which is released under the Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 license ("CC BY-SA 3.0"); additional terms may apply (view authors). Konten tersedia di bawah CC BY-SA 4.0 kecuali dinyatakan lain. Images, videos and audio are available under their respective licenses.
®Wikipedia is a registered trademark of the Wiki Foundation, Inc. Wiki Bahasa Indonesia (DUHOCTRUNGQUOC.VN) is an independent company and has no affiliation with Wiki Foundation.