בקרת זהויות: כותרת ייחודית המשמשת לצורך מידע ביבליוגרפי

המילה זיהוי קובעת כי "זה הוא (האיש או הדבר)" ובספרנות היא נובעת מהרעיון שביכולתם של שמות של אנשים, מקומות, עצמים ורעיונות לזהות, כלומר לבסס מבנה ייחודי. כותרות או מזהים ייחודיים אלה משמשים ליצירת קישורים והפניות הדדיות. כל ערך מבוקר מקושר לאחת מרשומות הזיהוי המתארות את ההיקף והשימוש שלו. ארגון זה מאפשר לתחזק את הקטלוג ועושה אותו ידידותי עבור משתמשי הקטלוג.

המקטלגים מעניקים לכל נושא – כגון מחבר, ספר, סדרה, מקום גאוגרפי, או תאגיד – מזהה ייחודי או מונח שמשמש באופן עקבי, מובחן וחד-משמעי בכל ההפניות אליו. כך, כאשר קיים שינוי באיות, בשמות עט או בכינויים, בקרת הזהויות מקבצת את כולם תחת אותה כותרת ייחודית, המובילה את המשתמשים לכל המידע הרלוונטי, כולל נושאים וצירופי לשון קרובים. רשומות זיהוי מצורפות למאגר מידע ומכונות קובץ זיהוי. התחזוקה והעדכון של הקבצים האלה והקשר הלוגי שלהם לקבצים אחרים היא עבודה ספרנית. בקרת זהויות היא דוגמה של אוצר מילים מבוקר ושל בקרה ביבליוגרפית.

שמות שונים מתארים ישות אחת

 

רחל המשוררת, רחל, בלובשטיין רחל, המשוררת רחל – כל אלה כינויים המכוונים כולם לאותה אשה.

במדינות שונות נוהגות הספריות בכללים שונים ליצירת כותרות של בקרת זהויות. עובדה זו גורמת לבלבול. קיימים שיתופי פעולה בינלאומיים שמטרתם להפחית את הבלבול. אחד מהם הוא בקרת זהויות בינלאומי וירטואלי, השואף לספק כותרת יחידה לכל נושא, ולייצר מהכותרות קובץ בקרת זהויות עולמי.

שם אחד מתאר נושאים שונים

יכולים להיות שני מחברים בעלי אותו שם. דוגמה: זלמן שניאור הוא גם שם העט של הסופר שניאור זלקינד וגם שמו של שניאור זלמן רובשוב, הנשיא השלישי של המדינה.

גם מצב זה גורם לבלבול, אותו אפשר להבהיר באמצעים שונים כגון ציון שנות לידה ופטירה או כתיבת משפט תיאורי קצר.

 

כדי לחייב בקרת זיהויים בקטלוג נהוג להקים אינדקס נפרד של רשומות שעברו בקרה. האינדקס הזה קובע איזה כותרות יהיו בקטלוג הראשי. האינדקס הזה מכונה "קובץ הבקרה" והוא כולל רישום של כל ההחלטות שעשו המקטלגים שמפתחים את הקטלוג. בקובץ הזה רשומים המקורות שמהם נשאב המידע לצורך ההחלטות והשינויים בקביעת הכותרות.

מטרת קובץ הבקרה היא לארגן את המידע שעל פיו בנויות הכותרות בקטלוג הראשי.

יש מקרים בהם קשה לקבוע מה השם המועדף, למשל כשיש לאשה כינוי או שם במה או שהיא שינתה את שמה. דוגמה נוספת מופיעה כאשר העדפה של שם מסוים יכולה להיחשב כתמיכה בעמדה פוליטית כלשהי, כמו למשל בבחירה בין הכינויים "יהודה ושומרון וחבל עזה", "השטחים הכבושים" או "השטחים המוחזקים". החלופה לכותרות מבוקרות במקרים כאלה היא בקרת גישה, שמשתמשת בכמה כותרות בלי להעדיף אף אחת מהן.