תנאי סף להגשת מועמדות לתפקיד מפעיל מערכת הוא ותק של תשעה חודשים כמשתמש רשום וביצוע אלפיים עריכות במרחב הערכים ובמרחבים המשיקים לו. מעבר לכך, רצוי שהמועמדים לתפקיד זה יפגינו פעילות בתחום התחזוקה השוטפת, כגון ניטור דף השינויים האחרונים. כמו־כן, רצוי מאוד לקיים התייעצות לא־רשמית בין חברים טרם הצעת המועמדים, ולהגיע לקונצנזוס בין משתמשים אחדים לגבי התאמת הוויקיפד או הוויקיפדית לתפקיד, בנוסף לכך שהם בעלי סיכוי טוב לחצות את משוכת הצבעת האמון הקהילתית. כאשר ויקיפד ממליץ על מינוי ויקיפד אחר לתפקיד מפעיל מערכת, עליו לקבל לפני כן את אישורו בדף שיחתו. ויקיפד שמקבל תשלום עבור כתיבתו לא יוצע כמועמד לתפקיד מפעיל, ואף אם הוא כבר מכהן בו, חייב לוותר על הרשאותיו עם תחילת הכתיבה בתשלום.

שלא כמו תפקיד בודק, אין מגבלת גיל לתפקיד מפעיל.

מפעיל מערכת יתמנה לתקופה של שלוש שנים, תוך תחימת ההרשאה באופן טכני לשלוש השנים. לאחר שלוש שנים רשאי המפעיל לפתוח דיון בדף זה כדי לקבל את ההרשאה לשלוש שנים נוספות. אין הגבלה על מספר הקדנציות שמפעיל רשאי להתמנות אליהן.

לתנאי הסף להגשת מועמדות לתפקיד בירוקרט ולאופן קיום הליך הבחירות, ראו ויקיפדיה:בירוקרט#מינוי בירוקרטים.

אופן הגשת המועמדות

על מנת להציג מועמד לתפקיד מפעיל מערכת, יש להציגו בפסקת הדיונים בצורה הבאה:

== קישור לשם המשתמש ==
;{{הרשאות|שם המשתמש|מפעיל}}
* תגובה 1
* תגובה 2

על מנת להציג מועמד לדיון הארכת הרשאות, יש להציגו בפסקת הדיונים בצורה הבאה:

== קישור לשם המשתמש ==
;{{הרשאות|שם המשתמש|מפעיל|הארכה=V}}
* תגובה 1
* תגובה 2

ניתן פשוט להוסיף לדף את התבנית: {{ס:הצעה במפעיל נולד|שם המשתמש|סיבה=הסיבה להמלצה|הצבעה=כן}}.

לאחר הצגת המועמד לתפקיד מפעיל מערכת יתנהל דיון, שבו יוכלו חברי הקהילה להביע את דעתם על המינוי המוצע. הדיון פתוח בפני כל ויקיפד רשום, ללא תלות בזכות הצבעה.

תמיכה או התנגדות רצוי להביע בצורה "{{בעד}}" או "{{נגד}}". ניתן ורצוי להוסיף מילים אחדות של הנמקה, אך זכרו כי הדיון עוסק בחברים לקהילה הנוכחים במקום; לכן - שקלו היטב את תגובותיכם (בעיקר כשמדובר בהתנגדויות), נסחו אותן בזהירות ובכבוד הראויים, והימנעו מהשמצות והכפשות. בשום מקרה אין לפגוע בכבודם של ויקיפדים, גם אם אתם מתנגדים למינוים כמפעילי מערכת.

אם לאחר כשבוע המועמד למפעיל זכה לרוב של לפחות 60% מהוויקיפדים בעלי זכות ההצבעה שהגיבו בדיון, ללא ספירת ויקיפדים שלא הביעו עמדה חד-משמעית, הבירוקרטים רשאים לפי שיקול דעתם למנותו למפעיל, או להאריך את כהונתו של מפעיל מכהן.

יש לארכב את הדיון פרק זמן סביר לאחר סיכומו בידי הבירוקרטים.